Design For IT

Process

Mining

Wat is Process Mining?

Process Mining is een methode, ondersteund door technologie, om de werkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen te visualiseren. Dit in tegenstelling tot de abstract getekende meer theoretische procesmodellen tegen de muur. Process mining maakt gebruik van logdata waarin tijdstempels zijn opgenomen. Process Mining heeft in de praktijk het kenmerk van een soort ontdekkingstocht omdat de processen nog nooit eerder op deze wijze zijn gepresenteerd.

De enorme toename in het gebruik van digitale middelen, zowel privé als op het werk, zorgt ervoor dat overal digitale vingerafdrukken worden ‘achter gelaten’ in systemen.

Het klikken op de muis is een handeling die de computer kan registreren en kan voorzien van een tijdstempel. Als je bent ingelogd onder jouw accountnaam gaat de computer ervan uit dat deze activiteit ook door jou wordt uitgevoerd. Deze toename van digitale ‘vingerafdrukken’ heeft het mogelijk gemaakt dat wij de daadwerkelijke uitvoering van bedrijfsprocessen nu accuraat kunnen weergeven.

In onderstaande video wordt met behulp van Process Mining het proces ‘nagespeeld’. De real-life cases stromen hierbij als bolletjes door het proces.

 

Tot voor kort was het nog niet mogelijk om beschrijvingen van bedrijfsprocessen één op één aan te laten sluiten op de daadwerkelijke uitvoering.

De tekstuele en grafische modellen zijn veelal een (sterk) vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid. Waarbij veelal ook alleen nog de zonnige zijde van het proces wordt weergegeven. De zogenaamde ‘gewenste’ situatie. Dat is op zich een minder groot probleem als het gaat om eenvoudige en continu herhalende procesafhandelingen. Dan is de afwijking met de werkelijkheid niet zo groot. Als wij dan kijken naar bijvoorbeeld de meer kennisintensieve processen (behandeling van een patiënt of het verlenen van service) dan is er sprake van een grote afwijking tussen het model op papier en de werkelijkheid.

Visualisatie van de werkelijkheid

Met behulp van Process Mining bent u in staat om basis van de digitale vingerafdrukken het werkelijke procesmodel te reconstrueren. De prestaties van het proces zijn direct op hetzelfde (proces)niveau te analyseren en er kan tevens op het proces worden in- en uitgezoomd. De software is in staat om het proces als een ‘film’ na te bootsen. Dit levert direct nieuwe inzichten en draagvlak op voor verbeteringen. Het gaat om de werkelijke feiten en niet om fictie. Uitvoering processen combineren met een performance dashboard De uitvoering van de processen wordt door vele aspecten beïnvloed. Afspraken met medewerkers, capaciteitsplanning, apparaten, klanten, onderlinge communicatie, kennis van medewerkers, uitzonderingen enz. Door nu informatie van deze aspecten in samenhang te tonen, op in te zoomen en te analyseren kunnen snel oorzaak-gevolg relaties gevonden worden en verbeter-acties in gang gezet. DFI Process Mining heeft dit volledig geïntegreerd in de software.

Conformance checking
Bij het beoordelen van de daadwerkelijke uitvoering van processen komt al snel de vraag naar boven of de processen voldoen aan het initiële ontwerp van het proces. Waar wijkt het dan af en hoe groot is de afwijking? In het algemeen gaat deze benadering uit van het standpunt dat de afloop van processen toetsbaar zijn. Houden mensen zich aan de geldende procedures bijvoorbeeld. De algemene benaming is conformance checking. Om op deze vragen een antwoord te kunnen geven heeft DFI de mogelijkheid gecreëerd een formeel procesmodel te uploaden of in te voeren. De conformance checker vergelijkt dan geautomatiseerd de echte uitvoering van het proces met het model. Afwijkingen worden automatisch opgespoord.

Toepassingsgebieden
Process Mining is een krachtig hulpmiddel wat een breed toepassingsgebied kent. Afhankelijk van de vraagstelling zijn er verschillende invalshoeken van waaruit Process Mining wordt ingezet:

–  Ontdekken uitvoering werking van interne processen: Hoe lopen de processen bij ons eigenlijk?
–  De prestaties van de processen inzichtelijk maken: KPI’s definiëren en laten zien;
–  Een prestatieprobleem rondom een proces analyseren en komen tot concrete verbeter-acties: bijvoorbeeld in het kader van Lean, de gemiddelde doorlooptijd verkorten en  de spreiding verminderen;
– De processen toetsen aan de afspraken, regels en richtlijnen: conformance checking;
–  Het (near) realtime monitoren van het proces en direct bijstellen waar nodig;
–  Het met verschillende stakeholders binnen de processen eens worden over de verbeterpunten en maatregelen. Het accent ligt hierbij op het creëren van draagvlak. Bijvoorbeeld samen met medisch specialisten een zorgpad optimaliseren.